Wdrożenie Tableau pozwoliło w 100% zautomatyzować ten proces. Dzięki temu raporty odświeżają się bez ingerencji człowieka, uwalniając czas zarządu na działania strategiczne.
O kliencie: Pro Media Plus
Pro Media Plus to jeden z największych importerów, producentów i dystrybutorów mediów reklamowych oraz systemów display w Europie. Firma z prawie 10-letnim doświadczeniem obsługuje zarówno sektor B2B (agencje reklamowe, operatorzy outdooru), jak i rynek detaliczny poprzez własny sklep internetowy.
Pro Media Plus to typowy przykład rozwijającej się firmy – wzrost rok do roku, ekspansja na rynki europejskie, rosnący zespół i coraz bardziej złożone procesy biznesowe.
Wyzwanie: CEO jako analityk danych
Prezes Pro Media Plus, to ucieleśnienie nowoczesnego menedżera – zorientowany na wzrost i rezultat, podejmujący decyzje w oparciu o dane. Mimo sprawnego zarządzania firmą, sam zajmował się raportowaniem wyników sprzedaży.
Jego codzienność to:
- ręczny eksport danych z systemu Subiekt GT,
- przygotowywanie raportów w Excelu,
- aktualizacja dashboardów.
Przy szybkim rozwoju ten model przestał być efektywny – firma zaczęła realnie dusić się w modelu, w którym to właściciel musiał „pilnować” poprawności formuł i spójności eksportów z systemu ERP. W przedsiębiorstwach o takiej skali Excel przestaje pełnić funkcję narzędzia, a staje się barierą, która maskuje realną rentowność poszczególnych procesów.
W efekcie procesy decyzyjne były spowolnione, a brak automatyzacji zmuszał kierownictwo do operacyjnego angażowania się w proste zadania analityczne, zamiast skupienia się na skalowaniu biznesu.
Dlaczego Vizyble?
Pro Media Plus zwróciło się do Vizyble jako firmy z doświadczeniem we wdrażaniu rozwiązań raportowania sprzedaży w oparciu o dane z systemu Subiekt GT. Wybór podyktowany był konkretną ekspertyzą – nie szukali ogólnego konsultanta Business Intelligence, ale partnera, który zna specyfikę ich systemu ERP.
Rozwiązanie: Od statycznych tabel do interaktywnego BI
Na początkowym etapie Vizyble zajęło się odbudowaniem filozofii raportowania sprzedaży dla Pro Media Plus. Punktem wyjścia był istniejący raport w Excelu, ale szybko okazało się, że technologia Tableau pozwala zrobić zdecydowanie więcej.
Najważniejsze zmiany w podejściu:
1. Ze statycznych raportów na interaktywne dashboardy: Dashboardy stały się interaktywne, z możliwością drillowania danych w głąb oraz nawigacji między różnymi perspektywami analizy. Dzięki temu wszyscy mogą eksplorować te same dane w czasie rzeczywistym.
2. Automatyzacja bez ingerencji człowieka: Raporty odświeżają się automatycznie, całkowicie bez ingerencji człowieka. Dane z Subiekt GT trafiają do Tableau w sposób zautomatyzowany. Nie ma tu miejsca na pomyłki i opóźnienia.
3. Wiele perspektyw analitycznych: Zamiast jednego "raportu miesięcznego" powstał ekosystem powiązanych widoków:
- Dashboard zarządczy – wyniki sprzedaży vs plan w ujęciu rocznym, miesięcznym i dziennym
- Benchmark handlowców – zestawienie wyników zespołu sprzedaży w dowolnym okresie, poziom realizacji planu na każdej osobie
- Widoki szczegółowe – perspektywa geograficzna, segmentacja rynku, segmentacja produktowa
System stał się transparentnym źródłem informacji, dostępnym o dowolnej porze dnia i nocy, bez angażowania zasobów ludzkich w proces odświeżania dashboardów.
Pro Media Plus zyskało:
- oszczędność czasu — proces w 100% zautomatyzowany
- podejmowanie szybszych decyzji – dane dostępne w czasie rzeczywistym, nie "na wczoraj"
- eliminacje błędów – jeden dashboard dla wszystkich. Koniec z "każdy dział ma swoją wersję prawdy"
- nowe perspektywy analizy – możliwości, których Excel nigdy by nie zapewnił
- skalowalność – system rośnie wraz z firmą
Implementacja: Ewolucja systemu w trzech fazach
W naszych projektach zawsze stawiamy na strategię szybkich sukcesów i minimalizację ryzyka inwestycyjnego, dlatego prace wdrożeniowe realizowaliśmy iteracyjnie.
- W pierwszej fazie skupiliśmy się na fundamencie, czyli pełnym raportowaniu sprzedaży, co pozwoliło opanować największy chaos informacyjny.
- Druga faza objęła monitorowanie należności oraz automatyzację systemu premiowego dla handlowców, co oparło relacje z zespołem sprzedaży na przejrzystych i niepodważalnych danych.
- Ostatni, najbardziej zaawansowany etap, polegał na konsolidacji kosztów transportu od wielu zewnętrznych spedytorów, co umożliwiło wyznaczanie precyzyjnej rentowności na poziomie pojedynczych zamówień, dając zarządowi pełny obraz marży netto po uwzględnieniu logistyki.
Testimonial
„Trudno byłoby sobie wyobrazić, w jaki sposób mógłbym funkcjonować bez tego typu systemu, który znacznie usprawnia mój proces decyzyjny i ułatwia monitorowanie wyników przedsiębiorstwa.” – podsumowuje Robert, CEO firmy.
Wnioski: Jak odzyskać kontrolę nad marżą i czasem?
System BI zapewnił wspólną płaszczyznę porozumienia dla wszystkich działów, eliminując nieporozumienia i ukracając podejmowanie decyzji opartych na intuicji. Skalowalność tego rozwiązania gwarantuje, że będzie ono wspierać rozwój firmy przez kolejne lata, bez względu na rosnącą liczbę transakcji czy stopień skomplikowania struktury kosztów.
Co warto zapamiętać z tego procesu:
- Zacznij od istniejących raportów – nie budowaliśmy teorii od zera. Zautomatyzowaliśmy działające już w firmie KPI, co pozwoliło na bardzo szybkie wdrożenie pierwszych dashboardów.
- Ewolucja zamiast rewolucji – etapowe wprowadzanie kolejnych modułów pozwoliło organizacji naturalnie zaadaptować nową kulturę pracy z danymi.
- Interaktywność to game changer – przejście od statycznych zestawień do dashboardów z funkcją drill-down sprawiło, że zarządzający zaczęli dostrzegać zależności niedostępne w standardowym Excelu.
- Automatyzacja to oszczędność, nie koszt – wyeliminowanie manualnej pracy przy raportach zwraca się wielokrotnie poprzez wyższą jakość i szybkość reakcji na zmiany rynkowe.
Dla kogo to rozwiązanie?
Rozwiązanie, które wdrożyliśmy w Pro Media Plus to typowy scenariusz dla firm na etapie szybkiego wzrostu, które:
- mają system ERP (Subiekt GT, Comarch, SAP), ale raportowanie wciąż odbywa się w Excelu,
- CEO lub CFO spędza zbyt dużo czasu na przygotowywaniu raportów,
- różne działy operują "swoją wersją prawdy",
- zarząd potrzebuje szybkich, wiarygodnych danych do podejmowania decyzji.
Zastanawiasz się, jak takie rozwiązanie mogłoby wyglądać w Twojej firmie?
Umów bezpłatną konsultację
Sprawdzimy Twój obecny proces raportowania i pokażemy, co można zautomatyzować.
_________________
O autorze: Mateusz Różański, Co-founder i Head of Delivery Vizyble. 10 lat doświadczenia w Tableau, ponad 50 wdrożeń Business Intelligence dla firm produkcyjnych i handlowych. Certyfikowany Tableau Consultant.
