Jak wspólnie uporządkowaliśmy rozproszone dane w jedno źródło prawdy, a potem daliśmy zespołowi raporty, z których korzysta na co dzień? Przeczytaj nasze case study.

O kliencie: Azan

Azan działa na rynku od kilkudziesięciu lat i należy do największych firm zoologicznych w Polsce. W ofercie ma około 1200 produktów: karmy suche, mokre i półmiękkie, przysmaki, suplementy oraz akcesoria. Towar trafia do hurtowni oraz sklepów stacjonarnych i internetowych - łącznie do ponad 3000 punktów. Sprzedaż prowadzi zespół handlowy rozłożony po całym kraju.

Setki produktów, tysiące punktów sprzedaży i rozproszony zespół handlowy - to skala, która generuje ogromną ilość danych o sprzedaży, zamówieniach i magazynie.

Wyzwanie

Raporty w Azanie powstawały w arkuszach i przez długi czas w zupełności wystarczały. Sytuacja zmieniła się wraz z rozwojem firmy. Im szybciej rosła sprzedaż, tym pojawiało się więcej danych o zamówieniach i magazynie. Te same zestawienia, które kiedyś zajmowały chwilę, przy rosnącej liczbie produktów i punktów handlowych wymagały coraz więcej ręcznej pracy.

Dane znajdowały się w osobnych plikach, w różnych formatach. Żeby odpowiedzieć na pytanie o realizację celu w danym regionie, trzeba było zestawić je ręcznie z kilku źródeł. Przy tej skali takie łączenie informacji zabierało coraz więcej czasu.

Excel świetnie nadaje się do jednorazowych zestawień. Gorzej sprawdza się, gdy te same liczby trzeba odświeżać codziennie i oglądać z kilku stron naraz, a tego właśnie zaczął wymagać rozwój firmy

W praktyce skala działalności zaczęła wyprzedzać możliwości narzędzi raportowych w kilku miejscach:

• Raportowanie na bieżąco – przy ręcznych zestawieniach obraz realizacji celów powstawał z opóźnieniem.
• Samodzielny dostęp do danych – zespół chciał sprawdzać wyniki bez każdorazowego przygotowywania osobnego zestawienia.
• Rozproszone źródła – sprzedaż, zamówienia i magazyn w oddzielnych plikach i różnych formatach.
• Aktywność klientów – brakowało prostego sposobu, by na bieżąco widzieć, którzy klienci wymagają ponownej aktywizacji.

Dlaczego Vizyble?

Azan szukał partnera, który nie zatrzyma się na pojedynczym raporcie, tylko poukłada dane od źródła po gotowy dashboard oraz zostanie na dłużej, gdy pojawią się kolejne potrzeby. Vizyble specjalizuje się we wdrożeniach Business Intelligence (BI) i prowadzi je od warstwy danych (ETL, połączenia ze źródłami) po gotowe wizualizacje – w jednym miejscu, bez konieczności szukania osobnego dostawcy do każdego etapu. Zamiast zaczynać od narzędzia, zaczęliśmy od pytania: co dokładnie ma być widoczne i kto ma na to patrzeć. Odpowiedzi zebraliśmy na warsztacie otwierającym projekt.

Rozwiązanie

Pracę podzieliliśmy na dwa etapy rozłożone w czasie. Najpierw fundament - platforma raportowa. Potem rozwój - segmentacja klientów, która wspiera codzienną pracę zespołu handlowego.

Zaczęliśmy od warsztatu, na którym wspólnie z zespołem Azan ustaliliśmy zakres: jakie wskaźniki, jakie przekroje i dla kogo. Dopiero potem przeszliśmy do pracy z danymi.

Etap pierwszy - platforma raportowa

Dla sprzedaży, zamówień i magazynu zbudowaliśmy procesy ETL (Extract, Transform, Load), czyli warstwę, która pobiera dane ze źródeł, porządkuje je i ładuje do raportów. Systemy źródłowe połączyliśmy przez Tableau Bridge (łączy systemy z chmurą), a dashboardy postawiliśmy w Tableau Cloud - są one dostępne z poziomu przeglądarki.

Na koniec przeszkoliliśmy zespół Azan, aby korzystał z raportów samodzielnie, bez pośrednika między pytaniem a odpowiedzią. Na dashboardach powstały cztery widoki:‍

• ‍KPI sprzedaży - sprzedaż, marża i marża %, faktury, udziały, w ujęciu dziennym i miesięcznym.‍
• Klienci i kanały sprzedaży - kto i którym kanałem kupuje.‍
• Efektywność zespołu sprzedażowego.‍
• Magazyn (WMS, Warehouse Management System) - dokumenty i zajętość, osobno dla każdego magazynu.

Etap drugi – segmentacja klientów

Na gotowym fundamencie dołożyliśmy segmentację klientów - widok, który wspiera codzienną pracę zespołu handlowego.

Po stronie danych połączyliśmy bazę SQL z arkuszami Google i dodaliśmy logikę retencji, czyli mechanizm wykrywający klientów, którzy ograniczają zamówienia.

Po stronie wizualnej powstała mapa segmentacji: kontrahenci rozłożeni geograficznie i oznaczeni kolorami według aktywności zakupowej. Dzięki temu handlowcy od razu widzą, którzy klienci ograniczyli zamówienia i wymagają ponownej aktywizacji, bez przeszukiwania tabel.

Platformę uruchomiliśmy w trzy miesiące (jesień 2025), a wiosną 2026 rozbudowaliśmy ją o segmentację klientów. W obu etapach wdrożyliśmy m.in.:

• warstwę ETL i połączenie ze źródłami (Tableau Bridge, Tableau Cloud),
• cztery dashboardy sprzedażowo-magazynowe,
• szkolenie zespołu i dokumentację.

Rezultaty

Dane, które wcześniej trzeba było ręcznie zestawiać z kilku plików, są teraz w jednym miejscu i odświeżają się na bieżąco. Zarząd i zespół handlowy pracują na tych samych, aktualnych liczbach.

• Zarząd monitoruje realizację celów sprzedaży na bieżąco
• Odpowiedź na pytanie „jak nam idzie?” jest w dashboardzie od ręki, bez konieczności przygotowywania osobnego zestawienia.
• Segmentacja klientów na mapie pokazuje, którzy kontrahenci ograniczyli zamówienia - dzięki temu handlowcy łatwiej docierają do klientów wymagających ponownej aktywizacji.

Dzięki wdrożeniu BI zyskaliśmy szybki dostęp do kluczowych danych i znacząco usprawniliśmy proces raportowania. Współpraca z Vizyble przebiegała sprawnie i profesjonalnie, a wdrożone rozwiązanie spełniło nasze oczekiwania - mówi Weronika Damięcka, analityk Azan.

Porozmawiajmy o możliwościach Business Intelligence w Twojej firmie

Jeśli wyniki sprzedaży widzisz dopiero po zamknięciu miesiąca, pokażemy, jak zobaczyć je na bieżąco. Bez haczyków, trudnych terminów i wielkich zasobów.

‍