W wielu małych i średnich firmach TKW wciąż liczy się w Excelu. Na początku to działa: ktoś w controllingu albo sam właściciel buduje arkusz, łączy dane z ERP i magazynu i szybko weryfikuje wynik. Z czasem jednak rośnie liczba produktów, zleceń i źródeł danych, a arkusz zaczyna po prostu przestawać nadążać za skalą operacji. W pewnym momencie pojawia się naturalne pytanie: kiedy Excel wciąż spełnia swoje zadanie, a kiedy bardziej opłaca się przejść na rozwiązanie BI, które automatyzuje obliczenia i porządkuje dane w jednym miejscu?

Czym w praktyce jest TKW w firmie produkcyjnej?

Żeby sensownie porównywać narzędzia, trzeba mieć wspólne rozumienie samego TKW. W uproszczeniu mówimy o:

koszcie wytworzenia jednej sztuki albo jednego zlecenia. W jego skład wchodzą materiały bezpośrednie, czas pracy ludzi i maszyn oraz zużycie mediów, odpadów i braków. Do tego dochodzi część kosztów pośrednich produkcji, takich jak utrzymanie ruchu, planowanie, nadzór czy amortyzacja.

W MŚP TKW liczy się najczęściej na kilka sposobów: dla konkretnego indeksu, partii, zlecenia albo jako stawkę godzinową dla gniazda czy maszyny. Przy bardziej złożonej technologii pojawia się coraz więcej tabel, wyjątków i założeń, które trzeba spinać w jedną całość. Każde odchylenie w TKW wpływa bezpośrednio na decyzje biznesowe: zawyżoną lub zaniżoną cenę, błędną ocenę rentowności serii czy nieprecyzyjne wnioski dotyczące klientów.

Dlatego wybór narzędzia sprowadza się do tego, jak często i z jaką jakością jesteśmy w stanie policzyć TKW, kiedy rośnie skala operacji i liczba zmiennych, które trzeba uwzględnić.

Excel jako punkt startu – kiedy wystarcza, a kiedy czas na BI?

Excel jest naturalnym pierwszym wyborem. Jest w każdej firmie, każdy go zna i można w nim szybko zbudować prosty model TKW. Nie wymaga dodatkowych licencji, wsparcia IT ani planowania wdrożenia. Przy kilku produktach, prostej strukturze kosztowej i okazjonalnym liczeniu kosztu wytworzenia takie podejście ma pełen sens, jest szybkie i dostępne od ręki.

Z czasem jednak sytuacja się zmienia. Pojawia się więcej indeksów, więcej zleceń, kilka źródeł danych: osobno magazyn, produkcja, energia i płace. Arkusz zaczyna rozbudowywać się o kolejne zakładki i coraz trudniej utrzymać go w jednej, spójnej wersji. Z tego powodu pojawia się kilka różnych wersji pliku w obiegu, a do jego obsługi w praktyce nadaje się tylko autor. Sam proces liczenia trwa coraz dłużej, a każda zmiana w procesie produkcyjnym lub technologii wymaga kolejnych ręcznych poprawek we wzorach.

Excel nadal świetnie sprawdza się w jednorazowych analizach, wariantach „co by było gdyby” oraz mniejszych, niewielkich kalkulacjach. Problem zaczyna się wtedy, gdy TKW staje się wskaźnikiem zarządczym - narzędziem do podejmowania decyzji biznesowych, a nie jednorazową tabelką, wymagającym powtarzalności, aktualności i pełnej spójności danych. Wtedy ograniczenia Excela, ręczne zasilanie, podatność na błędy i brak skalowalności, zaczynają znacząco rosnąć i stają się coraz bardziej widoczne.

Tableau – co wnosi w kalkulacji TKW ponad Excela?

Tableau nie zastępuje ERP ani księgowości. Jego zadaniem jest połączenie danych z różnych źródeł i pokazanie ich w formie, która pozwala szybko zobaczyć, skąd biorą się koszty. W praktyce oznacza to zbudowanie modelu danych, w którym zlecenia, operacje, materiały i koszty pośrednie działają w jednym spójnym układzie, a następnie przedstawienie tego w interaktywnych dashboardach.

Z perspektywy użytkownika biznesowego różnica jest bardzo wyraźna.

Dyrektor finansowy nie musi już czekać na „gotowy arkusz”. W Tableau ma kokpit, na którym widzi TKW i marżę na poziomie firmy, linii produkcyjnej, produktu czy klienta. Może zacząć od widoku ogólnego, a potem zejść aż do konkretnego zlecenia. Dyrektor produkcji może analizować koszty przez pryzmat wykorzystania maszyn, przezbrojeń czy wydajności zmian. Zarząd zamiast raz w miesiącu dostawać PDF ma dostęp do aktualnego obrazu kosztów wtedy, gdy musi podjąć decyzję.

Najważniejsza zmiana dotyczy sposobu pracy. W Excelu większość wysiłku idzie w samo przygotowanie raportu. W podejściu opartym o Tableau duża część tej pracy jest zautomatyzowana, a osoby decyzyjne skupiają się na analizie: przyczynach odchyleń, scenariuszach i wnioskach, które faktycznie wpływają na działanie firmy.

Przeczytaj case study: System do analizy rentowności i TKW (Techniczny Koszt Wytworzenia) – RADMOT

Koszty – Excel „za darmo” kontra inwestycja w Business Intelligence

Na pierwszy rzut oka Excel wydaje się bezkosztowy: licencje już są, a model powstaje „u siebie”. Tableau wymaga licencji i wdrożenia, czasem z udziałem partnera zewnętrznego. Łatwo więc przyjąć, że narzędzia BI to rozwiązania „dla dużych firm”.

W praktyce warto spojrzeć nie tylko na same licencje, ale też na czas potrzebny do przygotowania TKW. W wielu firmach jedna lub dwie osoby poświęcają co miesiąc kilkanaście, a czasem kilkadziesiąt godzin na:

• pobieranie danych z ERP i innych systemów,
• czyszczenie i łączenie plików,
• poprawianie formuł w Excelu,
• przygotowanie raportów dla zarządu.

Jeżeli robią to co miesiąc, roczny koszt samej pracy jest porównywalny albo większy niż koszt podstawowego wdrożenia Tableau. A do tego dochodzi ryzyko błędów, jedna pomyłka w formule potrafi zmienić wnioski o rentowności całego przedsiębiorstwa.

W Tableau płacisz więcej na start, ale każdego kolejnego miesiąca manualnej pracy jest znacznie mniej. Model TKW aktualizuje się automatycznie, a dashboardy odświeżają się zgodnie z harmonogramem. Koszty stają się przewidywalne, a wartość narzędzia rośnie wraz z tym, jak często firma korzysta z danych, nie odwrotnie.

Skalowalność, automatyzacja i codzienna praca z TKW

Tableau jest stworzone do pracy na dużych zbiorach danych. Bez problemu analizuje dziesiątki czy setki tysięcy rekordów dotyczących zleceń, operacji czy zużycia materiałów, bez zauważalnego spadku wydajności. Dla Ciebie oznacza to, że niezależnie od tego, czy patrzysz na TKW jednego produktu, czy na przekrojową analizę całej produkcji z ostatnich dwunastu miesięcy, korzystasz z tej samej, płynnej aplikacji.

Tableau pozwala przejść na tryb, w którym dane są pobierane automatycznie z ustalonych źródeł, a raport odświeża się zgodnie z harmonogramem. Logika TKW jest zapisana w jednym miejscu, zwykle w modelu danych lub procesie ETL, i nie zależy od indywidualnych działań użytkowników. W Tableau jest jeden opublikowany raport, z którego korzysta wiele osób równocześnie. Jeśli w modelu danych lub logice TKW wprowadzana jest zmiana, robi się to raz, a wszyscy widzą od razu tę samą, aktualną wersję wyników. Dzięki temu, jeśli raz poprawnie zbudujemy model, każdy kolejny miesiąc przebiega według tych samych, przejrzystych zasad.

To oczywiście nie oznacza, że BI eliminuje wszystkie błędy. Jeśli dane źródłowe są niekompletne lub niespójne, żadne narzędzie nie rozwiąże tego automatycznie. Różnica polega na tym, że w modelu danych Tableau poprawki wprowadzone raz nie „wracają” przy kolejnym cyklu raportowym. W dłuższej perspektywie przekłada się to na stabilność wyników i większą pewność co do TKW jako wskaźnika zarządczego.

Rodzaj produkcji a sens inwestycji w Tableau

Nie ma jednego progu przychodu czy liczby pracowników, po którym „z automatu” trzeba porzucić Excela. Dużo ważniejszy jest typ i skala produkcji.

• W produkcji jednostkowej, projektowej, gdzie realizowanych jest kilka czy kilkanaście zleceń rocznie i każde jest inne, Excel potrafi sprawdzać się przez długi czas. Model TKW jest zaawansowany, ale liczba przypadków niewielka. Tableau zaczyna mieć sens wtedy, gdy projektów robi się na tyle dużo, że opłaca się analizować historię kosztów i używać jej jako bazy do wyceny kolejnych zapytań.
• W produkcji seryjnej sytuacja wygląda inaczej. Duża liczba indeksów, powtarzalność i zmienność cen materiałów powodują, że TKW jest wskaźnikiem żywym, liczy się nie tylko „ile wyszło w tym miesiącu”, ale też trendy, odchylenia od planu i stabilność kosztów. W takim środowisku Excel szybko staje się trudny do utrzymania.

Narzędzia BI relatywnie szybko się zwracają, bo umożliwiają szybszą identyfikację nierentownych serii, lepsze wykorzystanie mocy produkcyjnych i bardziej świadome decyzje cenowe.

• W produkcji procesowej i mieszanej dochodzi do tego jeszcze jedna zmienna: dane procesowe. Jeśli firma zbiera informacje z MES, SCADA czy innych systemów, to dopiero BI pozwala w pełni wykorzystać ich potencjał. Połączenie parametrów procesu z rzeczywistym TKW jest praktycznie niemożliwe do ogarnięcia w jednym arkuszu, ale w dobrze zaprojektowanym modelu danych i zestawie dashboardów w Tableau staje się codziennym narzędziem pracy.

Jeśli jesteś małą firmą, masz kilkanaście produktów, stosunkowo prosty proces i TKW liczysz okazjonalnie, Excel wciąż jest rozsądnym wyborem. Ważne tylko, żeby model był udokumentowany, jedna wersja pliku była „oficjalna”, a ręczne modyfikacje były ograniczone.

Jeśli chcesz rozbudować swój model w Excelu, sprawdź nasze 5 kalkulatorów TKW: Ile tracisz miesięcznie, nie znając rzeczywistych kosztów produkcji?

W momencie, gdy:

• rośnie liczba produktów i zleceń,
• czas potrzebny na policzenie TKW zaczyna obciążać zespół,
• dane pochodzą z kilku systemów i trzeba je regularnie scalać,
• zarząd oczekuje częstszych i bardziej przekrojowych analiz,

to sygnał, że Excel przestaje być najtańszą opcją, nawet jeśli na fakturach tego jeszcze nie widać. W takiej sytuacji przejście na rozwiązanie oparte na Tableau staje się naturalnym etapem rozwoju. Szczególnie wtedy, gdy TKW ma wspierać realne decyzje biznesowe, a nie tylko zasilać jednorazowy arkusz do sprawozdania.

Excel i Tableau – nie zawsze „albo-albo”

Na koniec ważna uwaga: w dojrzałych organizacjach Excel i Tableau zwykle działają obok siebie, a nie zamiast siebie. Tableau staje się centralnym miejscem, w którym zarząd, controlling i produkcja patrzą na te same, spójne dane o TKW i marżach. Excel zostaje narzędziem do jednorazowych symulacji, pracy koncepcyjnej i szybkich, eksperymentalnych analiz.

Taki podział ról sprawia, że:

• powtarzalne raportowanie TKW jest stabilne, zautomatyzowane i dostępne dla wielu osób,
• jednorazowe „co-jeśli” nadal można policzyć w dobrze znanym arkuszu,
• całość nie zależy od jednego pliku ani jednej osoby, która go utrzymuje.

Jeśli zastanawiasz się, czy Twoja firma jest „już na etapie BI”, to wypełnij krótka ankietę i odbierz checklistę gotowości do wdrożenia kalkulacji Technicznego Kosztu Wytworzenia (TKW) oraz:

• kalkulator stawek godzinowych maszyn – policz rzeczywisty koszt pracy sprzętu,
• kalkulator TKW (Techniczny Koszt Wytworzenia) – poznaj koszt jednostkowy każdego produktu,
• analiza rentowności produktów i klientów – zobacz, które pozycje generują zysk, a które stratę,
• kalkulator ROI z wdrożenia TKW – sprawdź, po ilu miesiącach inwestycja się zwróci.

‍

Jeśli odpowiedzi przestają być komfortowe, to sygnał, że warto poważnie porozmawiać o Tableau, nie jako rewolucji, ale jako naturalnym kroku w uporządkowaniu pracy z danymi.